Ven­nootschap­pen: stand van zak­en over online oprichting

Een recente wet opent de deur voor het online opricht­en van ven­nootschap­pen. Op vijf dagen heeft u een ven­nootschap, zo belooft de min­is­ter in de voor­berei­dende werken De truc is sim­pel: u moet nog steeds via de notaris, maar de authen­tieke opricht­ingsak­te van rechtsper­so­n­en kan voor­taan ook gede­ma­te­ri­aliseerd. En dat ver­snelt de pro­ce­dure grondig.

Europese richtli­jn

De wet is er gekomen na een Europees richtli­jn die vier opdracht­en heeft voor de nationale wetgever:

bepaalde ven­nootschapsvor­men moeten volledig online opgericht kun­nen worden;

bepaalde ven­nootschapsin­for­matie moet online inge­di­end en ger­aad­pleegd kun­nen worden;

bijkan­toren moeten volledig online kun­nen registeren;

er moet uitwissel­ing van infor­matie komen over van kracht zijnde bestuursverboden.

Deze wet viseert enkel de eerste drie aspecten. Het uitwisse­len van infor­matie komt lat­er aan de beurt.

Het WVV

Het huidi­ge Wet­boek van ven­nootschap­pen en verenigin­gen (WVV) heeft al in ruime mate reken­ing gehouden met de richtli­jn die er aan kwam zodat nu enkel het puur dig­i­tale nog moest geregeld wor­den.
De wet bevat daarom bepalin­gen over :

de elek­tro­n­is­che vorm van een oprichtingsakte;

het ver­li­j­den van een akte op afs­tand (zon­der fysieke ver­schi­jn­ing voor een notaris).

De elek­tro­n­is­che neer­leg­ging van de opricht­ingsak­ten en wijzig­ingsak­ten is al geregeld (via het eDe­pot sys­teem van het notari­aat). En ook de online reg­is­tratie van bijkan­toren is reeds voorzien in het WVV maar moet nog wel verder in de prak­tijk omgezet wor­den via konin­klijke besluiten.

Verte­gen­wo­ordig­ings­bevoegdheid

De nieuwe wet zorgt ervoor dat voor­taan het rechtsper­so­n­en­reg­is­ter van de Kruis­punt­bank voor Onderne­min­gen niet alleen de iden­titeit van de bestu­ur­ders ver­meldt maar ook de verte­gen­wo­ordig­ings­bevoegdhe­den die deel uit­mak­en van de statuten.
Die infor­matie was nu ook al beschik­baar maar enkel in de Bijla­gen bij het Bel­gisch Staats­blad. Voor­taan is het dus ook op een gestruc­tureerde manier beschik­baar in het rechtspersonenregister.

De bedoel­ing is om een soort “man­da­ten­data­bank” te creëren. Deze infor­matie moet bij de statuten opgenomen wor­den. Con­creet zal u er naast de let­ter­lijke statu­taire bepal­ing ook een soort kwal­i­fi­catie terugvin­den die dan als een soort meta­da­ta kan gekop­peld wor­den aan de betrokken bepal­ing (bv. alleen­verte­gen­wo­ordig­ing, twee­handteken­ingsclausule, …). De ver­plicht­ing geldt voor alle rechtsvor­men waar­van de statuten wor­den neergelegd in het open­baar raad­pleeg­baar data­banksys­teem van de statuten. Voor ven­nootschap­pen die al opgericht waren vóór de inwerk­ingtred­ing, geldt deze nieuwe ver­plicht­ing bij de eerstvol­gende neer­leg­ging van een nieuwe gecoördi­neerde ver­sie van de statuten.

5 of 10 dagen

Eén­maal de wet van toepass­ing, zal een rechtsper­soon bin­nen de tien dagen opgericht kun­nen wor­den . Als de rechtsper­soon uit­slui­tend opgericht wordt door natu­urlijke per­so­n­en, dan kan het zelfs bin­nen vijf werkda­gen te reke­nen vanaf het ver­li­j­den van de opricht­ingsak­te en de betal­ing van de bek­end­mak­ingskosten. Die tijd­slim­i­et geldt enkel bij online oprichtingen.

De online oprichting

Om het één en ander mogelijk te mak­en, moest ook de wet op het notarisambt gewi­jzigd wor­den. Immers, een fysieke ver­schi­jn­ing voor de notaris ver­van­gen door video­con­fer­enc­ing is één ding, de hand­matige kribbel onder een akte ver­van­gen door een dig­i­tale handteken­ing is nog iets totaal anders.

De nieuwe wet viseert niet spec­i­fiek de online opricht­ing van ven­nootschap­pen. De regering creëerde eigen­lijk een wet­telijk kad­er voor de dema­te­ri­al­isatie van alle in authen­tieke vorm verleden opricht­ingsak­ten van rechtsper­so­n­en, niet alleen deze van de BV en de NV. Ook andere authen­tieke rechtsvor­men kun­nen voor­taan verleden wor­den in gede­ma­te­ri­aliseerde vorm (we denken dan aan de opricht­ing van de CV, de IVZW, de pri­vate sticht­ing, …) eve­nals de rechtsvor­men die niet ver­plicht authen­tiek moeten wor­den verleden, en toch vri­jwillig de authen­tieke vorm kiezen (de VOF, de Com­mV, de VZW).

Boven­di­en kun­nen deze gede­ma­te­ri­aliseerde authen­tieke opricht­ingsak­ten ook op afs­tand verleden wor­den, nl. via video­con­fer­en­tie met de notaris. In principe geldt dit voor alle authen­tieke opricht­ingsak­ten (behalve de opricht­ing van een sticht­ing bij tes­ta­ment) Maar de inbreng in natu­ra is uit­ges­loten van de opricht­ing op afs­tand.
De notaris heeft wel de mogelijkheid om de fysieke aan­wezigheid te eisen, bijvoor­beeld om iden­titeitsmis­bruik te voorkomen of in het kad­er van de han­del­ings­bek­waamheid van aanvragers.

De notaris zal ook de elek­tro­n­is­che handteken­ing aan­vaar­den, zelfs als die vanu­it een andere EU-lid­staat komt. Maar op dat punt moeten eerst nog wat prak­tis­che bezwaren weggew­erkt worden.

De wet regelt ook de prob­lematiek van handtekenin­gen in een ver­schil­lende tijd­szone (de akte kri­jgt de datum en het tijd­stip van het moment waarop de notaris tekent) en het feit dat de notarismedew­erk­er die een gede­ma­te­ri­aliseerde vol­macht kri­jgt zijn privéadres moet meegeven (hij/​zij mag nu woon­stkeuze doen bij de notaris).

De wet trad gro­ten­deels in werk­ing op 1 augus­tus 2021 maar het is wellicht nog even wacht­en op de effec­tieve uitvo­er­ing ervan en de con­cre­tis­er­ing ervan bij de notaris­sen. De coro­nacri­sis heeft ons geleerd dat dat heel snel kan gaan.