Stu­den­ten aan het werk in uw bedri­jf: denk aan de vol­gende admin­is­tratieve formaliteiten

De zomer­vakantie is bij uit­stek een peri­ode waar u stu­den­ten kunt aan­wer­ven als extra m/​v‑kracht in uw bedri­jf. Bij dit aan­werv­ing­spro­ces is het echter belan­grijk dat u de wet­telijke spel­regels nauwgezet opvol­gt, zodat u niet gecon­fron­teerd wordt met dure boetes. We fris­sen de belan­grijk­ste regels voor u op.

Arbei­dsovereenkomst voor studenten

Werft u een jonge werkne­mer aan? Dan moet u in principe een schriftelijke arbei­dsovereenkomst voor stu­den­ten opstellen, ten laat­ste op het ogen­blik dat de stu­dent bij u in dienst treedt.

Deze stu­den­ten­overeenkomst is een overeenkomst voor bepaalde tijd en heeft een max­i­mum­du­ur van 12 maanden.

De Arbei­dsovereenkom­sten­wet legt vast welke bepalin­gen in deze schriftelijke arbei­dsovereenkomst voor stu­den­ten moeten staan. Hou er reken­ing mee dat min­i­maal de vol­gende ele­menten ver­meld wor­den: de iden­titeit van de par­ti­jen, de leefti­jd, de aan­vang en duur van tew­erk­stelling, de werk- en rust­ti­j­den en het overeengekomen loon.

DIMONA-aangifte

Vergeet zek­er niet de onmid­del­lijke aangifte van tew­erk­stelling of de zoge­naamde ?DIMONA ‑aangifte? (type ?STU?) uit te voeren, via de por­taal­site van de RSZ. Dit moet u doen uiter­lijk op het moment dat de stu­dent bij u in dienst treedt. Goed om weten: bij een cor­recte uit­gevo­erde DIMONA-aangifte hebt u als werkgev­er recht op ver­min­derde socialezekerheidsbijdragen.

Noteer ook dat u als werkgev­er vri­jgesteld bent van deze for­maliteit voor bepaalde werkne­mer­scat­e­gorieën. Met name jon­geren die werken als mon­i­tor of ani­ma­tor van socio­cul­turele of sportieve activiteit­en gedurende max­i­mum 25 dagen per jaar vallen onze deze cat­e­gorieën. In dat geval moet u een spe­ciale med­edel­ing doen aan de Direc­tie voor het Toezicht op de sociale wet­ten van de FOD WASO.

Verzek­er­ingspo­lis tegen arbeidsongevallen

Alle werk­ende stu­den­ten ? ook stu­den­ten waar­van de activiteit niet moet wor­den aangegeven bij de RSZ ? en hun werkgev­ers vallen onder de wet­gev­ing op de arbei­d­songevallen. Denk er dus aan om voor uw stu­dent-werkne­mers een arbei­d­songeval­lev­erzek­er­ing afs­luiten voor de duur van de arbeidsovereenkomst.

Stu­den­ten­con­tin­gent

Sinds 2023 mag een stu­dent 600 uur per jaar werken tegen ver­laagde sociale bij­dra­gen. Als u hem of haar aan­werft, wilt u er uit­er­aard zek­er van zijn dat u slechts de sol­i­dariteits­bi­j­dra­gen op het stu­den­ten­loon moet betal­en, en niet de nor­male socialezek­er­hei­ds­bi­j­dra­gen. Daarom vraagt u uw stu­dent een toe­gangscode waarmee u het aan­tal resterende uren kan zien en kan ver­i­fiëren of het con­tin­gent van 600 uren nog niet is opgebruikt.

Ver­mi­jd dure boetes

Wie deze admin­is­tratieve for­maliteit­en cor­rect uitvo­ert, ver­mi­jdt onn­odi­ge en dure sanc­ties als gevolg van con­troles. Want vergeet niet: naast burg­er­lijke sanc­ties riskeert u niet alleen de nor­male socialezek­er­hei­ds­bi­j­dra­gen te moeten betal­en op het loon, maar ook nog een cor­rec­tionele of admin­is­tratieve sanc­tie overeenkom­stig het soci­aal strafwet­boek. Een ver­wit­tigd werkgever?