Prak­tis­che tips voor een vlotte kwartaalafsluiting

Aan het eind van ieder kwartaal is het voor elke onderne­mer en fis­caal adviseur alti­jd zover: de kwartaalaf­s­luit­ing met bijhorende btw-aangifte. Niet elke onderne­mer kijkt uit naar deze recur­rente taak. U bent liev­er bezig met onderne­men dan mijn admin­is­tratieve formaliteiten.

Toch is een vlotte kwartaalaf­s­luit­ing en cor­recte en tijdig inge­di­ende btw-aangifte essen­tieel voor uw boekhoud­ing. Dankz­ij een soe­pele aangifte ver­mi­jdt u immers verve­lende boetes en kunt u zelfs geld terugkri­j­gen. Daarom alleen al is het de moeite waard om werk te mak­en van een vlotte kwartaalaf­s­luit­ing. Ook het weg­w­erken van pieken in de aangifte­pe­ri­odes lev­ert u en uw boekhoud­er aanzien­lijke (tijds)winst op. Tijd voor enkele tips.

Plan vaste admin­is­tratieve momenten in uw agenda

De maan­den decem­ber, maart, juni en sep­tem­ber kruist u als onderne­mer het best aan in uw agen­da. Want tij­dens die maan­den start uw boekhoud­er of accoun­tant met de voor­berei­d­ing van uw kwartaalaangifte. Voor die aangifte heeft hij of zij uit­er­aard de nodi­ge doc­u­menten nodig, van verkoop­fac­toren tot restau­rant­bon­net­jes. Als u deze admin­is­tratie op een weke­lijks vast moment, dan voorkomt u dat deze taak op het einde van het kwartaal com­plex en onoverzichtelijk wordt.

Dankz­ij het gebruik van fac­turatiesoft­ware houdt u elk ont­van­gen of ver­zon­den doc­u­ment dig­i­taal bij. Hier­door sprei­dt u de werk­last voor uzelf en uw boekhoud­er. Want dankz­ij een kop­pel­ing van uw soft­ware met de boekhoud­soft­ware van uw boekhoud­er kan hij of zij tij­dens het kwartaal al doc­u­menten begin­nen ver­w­erken en tijdig ingri­jpen bij eventuele fouten. Deze aan­pak lev­ert dus dubbele winst op: u ver­mi­jdt een drukke btw-peri­ode voor uzelf én uw boekhoud­er houdt meer tijd vrij om u te begeleiden.

Dig­i­talis­eren rendeert

Maak zoveel mogelijk komaf met het ver­s­turen en ont­van­gen van papieren fac­turen. Het ver­w­erken ervan vergt heel wat tijd en energie die u en uw medew­erk­ers nut­tiger kun­nen best­e­den. Vraag uw lever­anciers daarom om dig­i­taal te fac­tur­eren. Op die manier kunt u uw boekhoud­pro­gram­ma het werk lat­en doen. Een extra voordeel van dig­i­talis­er­ing is trouwens dat u doc­u­menten een pak sneller terugvin­dt in uw archief, wat u extra tijdswinst oplevert.

Schep orde in de chaos

Ont­vangt u toch nog papieren lever­anciers­fac­turen? Voor een vlotte kwartaalaf­s­luit­ing raden we u aan om een vaste werk­wi­jze te hanteren voor het ope­nen en orde­nen van fac­turen en andere post. Doc­u­menten die kris kras op kan­toor rond­slin­geren, nodi­gen niet meteen uit om de admin­is­tratie te doen. Hou daarom goed bij welke fac­turen u al betaalde en welke niet. Opnieuw trouwens een warme oproep om max­i­maal dig­i­taal te gaan, zodat uw boekhoud­pro­gram­ma het ‘vuile’ werk opknapt.

Ook hier ren­deert dig­i­taal werken. Als u immers alle doc­u­menten bewaart in één gecen­traliseerd plat­form dat bij de meest fac­turatiesoft­ware vanu­it de cloud beschik­baar is, beschikt u meteen over een overzichtelijk archief waarin u vliegensvlug vin­dt wat u zoekt. Slechts een paar muisk­likken vol­staan, en de vri­jgekomen tijd kunt u aan uw ker­n­ac­tiviteit­en besteden.

Hou werk- en privékosten gescheiden

Op het eerste zicht een evi­dente tip, maar toch één waarte­gen vaak gezondigd wordt. Zake­lijke trans­ac­ties horen niet thuis op privérekenin­gen, en vice ver­sa. Open dus een zake­lijke reken­ing, zodat u bei­de geld­stromen goed geschei­den houdt. Zo houdt u goed zicht op uit­gaven en inkomsten.

Cash is king!

Onderne­men is zak­en­doen, innov­eren en bouwen aan pro­fes­sionele dromen. Maar ook het goed opvol­gen van de finan­ciële gezond­heid van uw bedri­jf hoort bij uw rol als bedri­jf­slei­der. Ver­w­erk daarom zek­er een­maal per maand alle bon­nen en fac­turen. Zorg er ook voor dat u uw pro­ducten en/​of dien­sten zo snel mogelijk fac­tureert. Die werk­wi­jze zorgt voor een gezonde cash­flow. Cash is king! Als u die werk­wi­jze maan­delijks goed opvol­gt, ziet u snel welke klanten nog niet betaald hebben. Boven­di­en schat u goed in of u bepaalde bedra­gen kunt sparen of beleggen.

En opnieuw kan uw fac­turatiepro­gram­ma hier erg goed van pas komen. De meeste soft­warepakket­ten beschikken immers over een kop­pel­ing met uw bank, waar­door betalin­gen automa­tisch afgepunt wor­den en u in real time uw cash­flow, btw-stromen en reken­ing­standen kunt bek­ijken. Dit lev­ert dus een erg hand­ig dash­board op, wat u extra inzicht­en in uw omzet verschaft.

Werk op factuurdatum

Wist u dat voor uw btw-aangifte en inkom­sten­be­last­ing alti­jd de fac­tu­ur­da­tum als bepal­end ele­ment geldt? Met andere woor­den: een fac­tu­ur die u op 29 juni ont­vangt, maar pas op 4 juli betaalt, geldt voor het tweede kwartaal (en dus niet voor het derde).