Ieder jaar opnieuw publiceert de overheid een lijst met forfaitaire dagvergoedingen die gelden voor ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken als ze een korte buitenlandse dienstreis ondernemen. De nieuwe lijst werd goedgekeurd en gepubliceerd in het Staatsblad op 2 juli 2018. In de privésector wordt deze lijst ook gebruikt om forfaitaire dagvergoedingen uit te betalen.
Wat zijn forfaitaire dagvergoedingen?
Deze forfaitaire dagvergoedingen zijn vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemer of bedrijfsleider betaalt als terugbetaling van bijkomende kosten die de werknemer of bedrijfsleider gemaakt heeft tijdens zijn beroepsmatig verblijf in het buitenland. Deze vergoeding mag niet hoger zijn dat de forfaitaire vergoedingen in de lijst van de FOD. Dan worden deze vergoedingen niet belast bij de werknemer en zijn ze aftrekbaar voor de werkgever.
Kleine kosten
Het betreft kosten voor maaltijden en andere kleine uitgaven zoals vervoer (taxi, bus, tram), dranken, versnaperingen, fooien en lokale telefoongesprekken. Dat zijn dikwijls kosten waarvoor de werknemer niet altijd bewijsstukken kan neerleggen.
Overnachtingskosten niet inbegrepen
Het gaat dus niet om grote kosten zoals de overnachtingskosten en de reiskosten heen en terug: die werkelijke kosten moet u aantonen met een factuur. Als in de factuur van het verblijf ook maaltijden zijn inbegrepen, moet u trouwens 15% van het forfaitair bedrag aftrekken voor het ontbijt, 35% voor uw lunch en 45% voor het diner ’s avonds.
Forfaitaire dagvergoedingen gelden voor korte verblijven
Deze forfaitaire dagvergoedingen gelden voor korte verblijven: dat zijn verblijven die niet langer zijn dan 30 kalenderdagen. Deze forfaitaire dagvergoedingen zijn niet van toepassing als werknemers of bedrijfsleiders zich dagelijks verplaatsen naar het buitenland. En op de dag van uw vertrek en terugkomst mag u slechts een halve dagvergoeding aanrekenen. Vertrekt en keert u terug op dezelfde dag? Dan moet u minstens 10 uur van huis weg zijn om recht te hebben op een volledige dagvergoeding.
U kunt de nieuwe forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen toepassen vanaf 6 juli 2018. En u vindt ze terug per land in deze publicatie van het Belgisch Staatsblad vanaf p. 28.