Jaarrekeningrechtelijke analyse van de alarmbelprocedure onder het WVV
Op 12 oktober 2021 publiceerde de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) een advies over de alarmbelprocedure onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). De toepassing van de alarmbelprocedure hangt in grote mate af van de waarderingsregels die het bestuursorgaan hanteert. Bestuurders die de regels correct toepassen, vermijden de bijzondere aansprakelijkheid die zij kunnen oplopen.
Alarmbelprocedure en netto-actief
Als het netto-actief van een vennootschap onder bepaalde drempels daalt, moet het bestuursorgaan de algemene vergadering van de vennootschap samenroepen en moet het bestuur voorstellen doen om, zo mogelijk, de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren. De algemene vergadering kan dan beslissen wat zij met die voorstellen doet.
Het begrip netto-actief komen we ook tegen als het over dividenden gaat. Het netto-actief van de vennootschap mag niet negatief worden door de uitkering van dividenden.
Ook onder de vroegere Vennootschappenwet bestonden die regels al, maar de definitie van netto-actief was verschillend naargelang het om de alarmbelprocedure ging, dan wel om de uitkering van een dividend. Onder de oude wet was het netto-actief:
bij de alarmbelprocedure: gelijk aan het totaal van de activa, verminderd met de voorzieningen en de schulden.
bij de uitkering van dividenden: gelijk aan het totaal van de activa, verminderd met de voorzieningen en de schulden, en bijkomend verminderd met het nog niet afgeschreven bedrag van de kosten van oprichting en uitbreiding en behoudens enkele uitzonderingen met het nog niet afgeschreven bedrag van de kosten van onderzoek en ontwikkeling.
Onder het WVV is er nog maar één definitie. Het netto-actief:
is gelijk aan het totaalbedrag van de activa, verminderd met de voorzieningen, de schulden en behoudens in uitzonderlijke gevallen te vermelden en te motiveren in de toelichting bij de jaarrekening de nog niet afgeschreven bedragen van de oprichtings- en uitbreidingskosten en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling.
De nieuwe omschrijving stemt dus overeen met de oude definitie voor dividenduitkeringen.
Merk op dat de CBN niet vermeldt in welke uitzonderlijke gevallen de O&O‑kosten niet moeten afgetrokken worden.
Drempels alarmbelprocedure in de NV
De alarmbel gaat af als ten gevolge van geleden verlies het netto-actief van de vennootschap gedaald is:
tot minder dan de helft van het kapitaal, of
tot minder dan een vierde van het kapitaal. In dat geval kan zelfs tot de ontbinding van de vennootschap beslist worden met een vierde van de stemmen.
Ten slotte kan iedere belanghebbende of het openbaar ministerie de ontbinding van de vennootschap vorderen voor de rechtbank als het nettoactief gedaald is tot beneden de grens van 61.500 euro.
Onder het kapitaal van een NV verstaat de CBN het geplaatst kapitaal, wat overeenstemt met de passiefpost I.A.1 op de balans.
Drempels alarmbelprocedure in de BV en de CV
Bij de zogenaamde kapitaalloze vennootschappen moet de alarmbelprocedure worden toegepast :
als het netto-actief van de vennootschap negatief dreigt te worden of negatief is geworden. Noteer dat er hier geen sprake moet zijn van een geleden verlies om de daling van het netto-actief vast te stellen.
als het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer vast staat dat de vennootschap, volgens de redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, in staat zal zijn om gedurende de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden.
Opgelet: de alarmbelprocedure is van dwingend recht. De statuten van de vennootschap kunnen van deze wettelijke procedure afwijken met strengere bepalingen, maar niet met meer soepele regels!
Rol van het bestuursorgaan en timing
Het bestuursorgaan dat vaststelt dat het netto-actief hetzij minder bedraagt dan het geplaatst kapitaal, hetzij negatief dreigt te worden, moet de alarmbelprocedure starten. Zowel het vaststellen van de drempels, als het tijdstip van de overschrijding ervan, zijn dus cruciaal.
De CBN geeft daarbij aan dat volgens haar het bestuursorgaan verplicht moet nagaan of aan de toepassingsvoorwaarden van de alarmbelprocedure is voldaan telkens een wettelijke of statutaire bepaling voorschrijft dat de financiële toestand van de vennootschap in kaart moet worden gebracht. Dat is uiteraard het geval bij de jaarrekening. Maar dat kan ook het geval zijn bij het opmaken van een ontwerpjaarrekening, een halfjaarlijkse boekhoudkundige staat die aan de commissaris moet worden overgemaakt, een driemaandelijkse staat die aan de ondernemingsraad moet worden overgemaakt, een (tussentijdse) staat van actief en passief die bij andere verrichtingen moet worden opgemaakt, enz. De statuten kunnen strengere regels opleggen.
Het bestuursorgaan is trouwens verplicht om bij voortduring en tijdig te beraadslagen telkens er gewichtige en overeenstemmende feiten opduiken die de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen.
Waarderingsregels in going concern
Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het bestuursorgaan een keuze inzake de toe te passen waarderingsregels. Die waarderingsregels hebben uiteraard een belangrijke invloed op de vaststelling van het netto-actief. De CBN schrijft voor dat het uitgangspunt van de waardering moet zijn dat de vennootschap haar bedrijf zal voortzetten. De stukken, op grond waarvan in het kader van de alarmbelprocedure moet worden nagegaan of de drempels zijn overschreden, moeten in beginsel in going concern worden opgesteld.
In principe mag u die waarderingsregels niet van het ene boekjaar op het andere veranderen. Maar het bestuursorgaan mag bij de redactie van de jaarrekening niet voorbijgaan aan belangrijke veranderingen in de activiteiten van de vennootschap. Als de gebruikelijke waarderingsregels niet langer een getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap, moeten ze in vraag gesteld worden.
Discontinuïteit
Als het bestuursorgaan meent dat vennootschap niet langer kan worden voortgezet, dan moeten de waarderingsregels aangepast worden naar een situatie van discontinuïteit. Dit houdt in dat :
de oprichtingskosten volledig moeten worden afgeschreven;
voor de vaste en de vlottende activa zo nodig aanvullende afschrijvingen of waardeverminderingen moeten worden geboekt om de boekwaarde terug te brengen tot de vermoedelijke realisatiewaarde;
een voorziening moet worden gevormd voor de kosten die verbonden zijn aan de beëindiging van de werkzaamheden, inzonderheid voor de aan het personeel uit te keren vergoedingen.
De Belgische boekhoudreglementering bevat geen bepalingen over de in aanmerking te nemen termijn voor de beoordeling van de continuïteitsveronderstelling. De CBN meent dat het bestuursorgaan de continuïteit van de onderneming redelijkerwijze moet beoordelen over een periode van ten minste twaalf maanden te rekenen vanaf de afsluitdatum van het boekjaar.