Elek­tro­n­isch fac­tur­eren: stand van zak­en in 5 vra­gen en antwoorden

E‑invoicing wordt de norm voor b2b-trans­ac­ties. De Europese en lokale over­he­den werken aan een voors­tel dat tegen 2028 uit­gerold moet zijn.

Wat is elek­tro­n­is­che fac­turatie of e‑invoicing?

Spreken we over elek­tro­n­isch fac­tur­eren, of e‑invoicing, dan hebben we het niet over fac­turen die u via e‑mail in pdf aan uw klanten bezorgt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voorde­len van e‑facturen.

Een e‑factuur is een fac­tu­ur in het xml-bestand­stype en het gestruc­tureerde UBL-for­maat. Dat klinkt tech­nisch, maar het belan­grijk­ste is dat dit type bestanden automa­tisch door de meeste boekhoud­pakket­ten herk­end en ver­w­erkt wor­den met min­i­male manuele inbreng. En dat biedt tal van voordelen.

Wat zijn de voorde­len van e‑facturen?

Fac­turen mak­en en ver­s­turen gaat razendsnel

E‑facturatie is 75% goed­kop­er dan fac­tur­eren op papier

Elek­tro­n­is­che fac­turen wor­den sneller betaald

Menselijke fouten zijn uitgesloten

BONUS: In- en uit­gaande fac­turen wor­den onmid­del­lijk na ont­vangst of verzend­ing inge­boekt, waar­door uw boekhoud­kundi­ge cijfers alti­jd actueel zijn. Uw boekhoud­ing wordt dus een bruik­baar instru­ment om de finan­ciële gezond­heid van uw onderne­m­ing te meten.

Wat zegt de wet van­daag over e‑invoicing?

EU-wet­gev­ing
De Europese Com­missie maakt werk van een wetsvoors­tel (ViDA) dat e‑invoicing voor b2b-trans­ac­ties ver­plicht. De tim­ing ziet er als vol­gt uit:

Tegen 2024 mor­gen Europese lid­stat­en e‑invoicing ver­plicht­en, zon­der toestem­ming van het Europese par­lement. Polen en Ital­ië doen dit van­daag al.

Tegen 2028 moet e‑invoicing de norm zijn bin­nen de EU. Daar­naast zal ook dig­i­tale rap­por­ter­ing van trans­ac­tionele data vereist zijn.

Bel­gië
De Bel­gis­che over­heid wil in juli 2024 starten met een gefaseerde uitrol voor de b2b-markt, waar­bij onderne­mers fac­turen via e‑invoicing zullen moeten kun­nen ont­van­gen. De verwachte impact is groot, want 60% van de fac­turen in Bel­gië wordt van­daag ver­zon­den via e‑mail. Zo’n 25% van de fac­turen heeft al een gestruc­tureerd for­maat. De Vlaamse over­heid speelt hierin een voortrekker­srol en voerde het sys­teem al in vanaf 2017.