Een dig­i­tale admin­is­tratie: voorde­len en aanpak

Bedri­jven zijn van­daag de dag meer dan ooit bereik­baar, via aller­lei kanalen. Dig­i­talis­er­ing kan de druk op de admin­is­tratie ver­licht­en. We focussen op drie fron­ten: het dig­i­tale archief, dig­i­taal klanten­be­heer en de dig­i­tale boekhouding.

E‑mail, sociale media, brieven, fac­turen, dig­i­tale plat­for­men: de gemid­delde kmo ont­vangt dagelijks ton­nen data via diverse bron­nen en kanalen. Al die gegevens, zow­el dig­i­taal als op papi­er, moeten verza­meld, geor­dend en doorges­luisd wor­den naar de juiste dienst en de juiste per­soon – en dat het lief­st zo snel mogelijk.
Wil u dat vlot en effi­ciënt doen, dan is dig­i­talis­er­ing een must. 

Voorde­len van het dig­i­tale archief

Bewaart u alle doc­u­menten dig­i­taal, op een eigen serv­er of in de cloud? Dan maakt u meteen komaf met de papier­berg. Een dig­i­taal archief biedt boven­di­en tal van andere voordelen:

Snel door­zoek­baar
Zoekt u een doc­u­ment? U geeft enkele ter­men in via de com­put­er en het gevraagde doc­u­ment komt tevoorschi­jn. Doc­u­menten gaan nooit meer verloren. 

Alti­jd en over­al beschik­baar
Een dig­i­taal archief kan u zow­el met de smart­phone, de tablet als de com­put­er raad­ple­gen. Overdag of ’s nachts, thuis of op kan­toor: het archief staat alti­jd voor u klaar.

Doc­u­menten in een han­dom­draai aan­passen
U hoeft niets in te scan­nen en/​of te print­en, maar wijzigt recht­streeks in het bronbe­stand, zo vaak u maar wil. Ver­schil­lende ver­sies kun­nen rustig naast elka­ar bli­jven bestaan. Online samen­werken aan het­zelfde doc­u­ment is eenvoudig. 

Voorde­len van dig­i­taal klantenbeheer

De tijd van de fichebakken met daarop gegevens per klant, eventueel gerangschikt vol­gens omzet, ligt al lang achter ons. Toch is die archaïsche aan­pak in veel bedri­jven van­daag nog steeds de realiteit. Dit zijn de voorde­len van dig­i­taal klantenbeheer:

Rel­e­vante info is voor iedereen beschik­baar
Een dig­i­taal klantenbe­stand is voor alle medew­erk­ers online toe­ganke­lijk per autorisa­tieniveau en gemakke­lijk door­zoek­baar met de com­put­er, tablet of smartphone. 

Infor­matie is alti­jd up-to-date
Kop­pel uw klantenbe­stand aan uw kas­sa- of verkoop­be­heer­sys­teem zodat belan­grijke klant­gegevens, zoals verkoophis­to­riek, automa­tisch in het klanten­dossier wor­den opgenomen. 

Kop­pel uw crm aan andere processen
Dig­i­taal klanten­be­heer ver­hoogt de effi­ciën­tie van ver­schil­lende bedri­jf­sprocessen omdat kop­pelin­gen met andere afdelin­gen mogelijk zijn. De opvol­ging van fac­turatie en betalin­gen ver­loopt daar­door gro­ten­deels automa­tisch zodat de druk op uw admin­is­tratie afneemt en uw wan­be­talers gemakke­lijk identificeert. 

Voorde­len van een dig­i­tale boekhouding

Dig­i­tale doc­u­mentver­w­erk­ing, zoals hier­boven beschreven, biedt veel voorde­len – ook voor de boekhoud­ing van een bedri­jf. U bespaart veel tijd én geld wan­neer uit­gaande en inkomende fac­turen automa­tisch klaargezet wor­den voor boekhoud­kundi­ge ver­w­erk­ing. Daar­voor zijn twee zak­en essentieel: 

e‑facturatie
Elek­tro­n­is­che fac­turen in xml- of pdf-for­maat zijn automa­tisch boek­baar in uw boekhoud­soft­ware. Kop­pelt u uw admin­is­tratiesoft­ware aan uw boekhoud­pakket, dan ver­loopt de opvol­ging van inkomende en uit­gaande fac­turen zo goed als volledig automatisch.

elek­tro­n­is­che bankaf­schriften
CODA-bestanden zijn elek­tro­n­is­che bankaf­schriften die u down­loadt via uw finan­ciële instelling of een derde par­tij. Upload de bestanden ver­vol­gens naar uw boekhoud­pakket en de soft­ware doet de rest. U kri­jgt dus steeds een actueel overzicht van alle betaalde en open­staande fac­turen zon­der dat u er extra tijd in moet investeren.