Een algemene onkostenvergoeding als bedrijfsleider: de spelregels in een notendop
Als bedrijfsleider van een vennootschap kunt u een aantal specifieke forfaitaire onkostenvergoedingen uit uw vennootschap opnemen. Denk bijvoorbeeld aan kilometervergoedingen en dag- en reisvergoedingen. Daarnaast kunt u zichzelf ook een algemene forfaitaire onkostenvergoeding laten toekennen. Hoe pakt u dit correct aan?
Algemene onkostenvergoeding: fiscale regels
Voor een algemene onkostenvergoeding gelden dezelfde fiscale regels als voor specifieke onkostenvergoedingen. In principe zijn deze vergoedingen forfaitaire terugbetalingen van kosten eigen aan uw vennootschap, waardoor ze belastingvrij zijn. Voor uw vennootschap zijn ze aftrekbaar, behalve bij niet- of beperkte aftrekbare kosten zoals restaurant- of brandstofkosten en op voorwaarde dat het bedrag ervan vermeld wordt op uw fiche 281.20.
Akkoord fiscus nodig
Wettelijk gezien mag u het bedrag van niet-verantwoorde kosten forfaitair bepalen. Hiervoor hebt u wel een akkoord van de fiscus nodig. U kunt vooraf een ruling aanvragen bij de Dienst voor Voorafgaande Beslissingen (DVB), al is deze stap niet verplicht. Een positieve ruling geldt voor vijf jaar en kan desgewenst verlengd worden.
Wat bij meerdere vennootschappen?
Het in rekening brengen van algemene onkostenvergoeding is mogelijk bij meerdere vennootschappen die u als bedrijfsleider beheert, al kunt u uiteraard niet dezelfde kosten bij elk van uw vennootschappen in rekening brengen.
Welke kosten komen in aanmerking?
In de praktijk kunt u met een algemene onkostenvergoeding alle soorten kosten laten terugbetalen die u voor uw vennootschap maakt en die niet op basis van bewijsstukken of via een specifieke vergoeding terugbetaald werden. Kantoor- en communicatie‑, restaurant- en representatiekosten zijn veelvoorkomende kosten via deze regeling.
Een specifieke thuiswerkvergoeding zoals die voor werknemers van toepassing is, is voor een bedrijfsleider geen optie. De kosten van een thuiskantoor kunt u echter wel laten terugbetalen via een algemene onkostenvergoeding. Zo aanvaardt de fiscus onder meer de forfaitaire terugbetaling van het inrichten, onderhouden en gebruiken van een kantoor, kosten voor verwarming, elektriciteit, water en verzekeringen.
Bij secundaire autokosten ? ofwel kosten die niet gedekt worden door een kilometervergoeding ? gaat het om kosten voor bijvoorbeeld partkeertickets, carwash, taxi en tolgelden. Goed om weten is dat deze terugbetaling ook geldt voor privé gemaakte kosten voor een wagen van uw vennootschap.
Berekening kostenvergoeding
Het spreekt voor zich dat de elke gemaakte kosten schriftelijk moet kunnen verantwoorden. Dat doet u door gedurende een bepaalde periode ? bijvoorbeeld drie maanden ? via bewijsstukken bij te houden welke kosten u privé hebt gedragen voor uw vennootschap. Aan het einde van die periode telt u alle gemaakte kosten op en berekent u een gemiddelde per maand, dat u een jaar lang als basis gebruikt om een forfaitaire kostenvergoeding te laten betalen.