Digitale algemene vergaderingen: een nieuw tijdperk
In 2020, bij het uitbreken van de pandemie, verleende de toenmalige minister van Justitie via noodmaatregelen de mogelijkheid om enerzijds algemene vergaderingen eenvoudig uit te stellen, en anderzijds de vergaderingen op afstand te laten doorgaan. Eind december 2020 werd een steviger wettelijk kader gecreëerd voor digitale algemene vergaderingen. De pandemie is nu geen reden meer voor uitstel.
Ruimere bevoegdheid voor de raad van bestuur
De wijziging die eind december 2020 werd doorgevoerd heeft vooral tot gevolg dat de raad van bestuur kan bepalen op welke wijze de algemene vergadering moet doorgaan. Tot in 2020 moest de mogelijkheid om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering uitdrukkelijk in de statuten voorzien zijn. Dat hoeft niet meer in 2021. Ook als de statuten het niet uitdrukkelijk voorzien kan een algemene vergadering met deelname op afstand (of een digitale algemene vergadering) georganiseerd worden.
De beslissing om het op die manier te organiseren, ligt bij het bestuursorgaan. Het bestuur moet de aandeelhouders voorafgaand de mogelijkheid geven om op afstand deel te nemen aan de vergadering. Als er dan effectief op die manier vergaderd wordt, dan worden de deelnemers geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
Het is wel belangrijk dat de onderneming de identiteit van die deelnemer kan verifiëren. Op die manier weet het stembureau ook welke bevoegdheden de betrokken deelnemer heeft (bijvoorbeeld meervoudig stemrecht).
Het elektronisch communicatiemiddel
De wet legt ook enkele eisen op, op het vlak van het communicatiemiddel.
Uiteraard moet de tool de deelnemers toelaten de besprekingen te volgen. Maar ze moeten ook actief aan de beraadslagingen kunnen deelnemen en vragen stellen.
Die technische eisen hoeven nog niet meteen. Om ondernemingen de kans te bieden zich aan te passen mag tot 30 juni 2021 de algemene vergadering toch digitaal gehouden worden, zelfs als ze niet aan deze vereisten voldoet. Het bestuursorgaan moet in de oproeping tot de algemene vergadering dan wel verantwoorden waarom de vennootschap niet over een dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt. Dit lijkt echter met de tools die vandaag de dag worden aangeboden door gespecialiseerde ondernemingen niet zo evident om aan te tonen.
Als het bestuursorgaan de aandeelhouders uitnodigt, moet ze meteen ook de procedure beschrijven die gevolgd moet worden om op afstand te kunnen deelnemen. Dat moet duidelijk en nauwkeurig gebeuren. Met andere woorden: het bestuursorgaan moet vermijden dat aandeelhouders uitgesloten geraken louter omdat de tool te ingewikkeld zou zijn.
Er kan uiteraard ook het één en ander misgaan tijdens zo’n online vergadering. Dat moet dan genotuleerd worden.
Quid het bureau: fysieke aanwezigheid vereist
De leden van het bureau (in de praktijk de bestuurders en medewerkers die voor het goede verloop van de vergadering moeten zorgen) mogen niet via elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering. Zij moeten notuleren en de wetgever meent dat dit een effectieve fysieke aanwezigheid vereist.
Het bestuursorgaan zelf en eventueel de commissaris, mogen wel op afstand deelnemen.
Schriftelijk is ook nog mogelijk
Om fysieke samenkomsten te vermijden, is er nog een andere methode voor de algemene vergadering, nl. de schriftelijke algemene vergadering.
Dit is niet te verwarren met de digitale algemene vergadering omdat bij een schriftelijke vergadering er eigenlijk geen discussie/overleg mogelijk is. De schriftelijke vergadering is eigenlijk beperkt tot het unaniem aanvaarden van de notulen van de algemene vergadering.
De schriftelijke vergadering was voorheen ook al mogelijk voor BV’s, CV’s en NV’s. Maar nieuw is dat deze methode nu ook mogelijk is voor VZW’s.
Een nieuw tijdperk
De digitale algemene vergadering is zonder twijfel één van de domeinen waar de pandemie een stroomversnelling veroorzaakt heeft in een tot dusver trage digitale ontwikkeling. Van het ene moment op het andere was er een wettelijk kader om de algemene vergaderingen digitaal te laten verlopen, met niet teveel formalisme voor kleinere vennootschappen. Wellicht zal deze digitalisering ook tot gevolg hebben dat aandeelhouders sneller en actiever deelnemen aan vergaderingen. 2021 wordt in dat opzicht een mooie test.