Deze gegevens moeten ver­plicht op een fac­tu­ur staan

Om rechts­geldig te zijn moet een fac­tu­ur aan aller­lei vormelijke en inhoudelijke voorschriften vol­doen. Wij lijsten ze hieron­der op.

Ver­plicht op te nemen:

het woord ‘fac­tu­ur’ moet expli­ci­et ver­meld worden

fac­tu­ur­da­tum, maar ook: lev­er­ings­da­tum (voor goed­eren) of de datum van presta­ties (bij diensten)

uniek fac­tu­ur­num­mer

uw naam, of maatschap­pelijke benam­ing, en uw adres

de naam (maatschap­pelijke benam­ing) van de ont­vanger en zijn adres

bankreken­ingnum­mer

btw- of onderne­m­ingsnum­mer van lever­anci­er en ontvanger

beschri­jv­ing en hoeveel­heid van de geleverde goed­eren en/​of diensten

(eenheids)prijs en toegek­ende kort­ing, hoeveelheid

bedra­gen: het bedrag zon­der btw , btw-per­cent­age en het btw-bedrag per tarief, het totaal te betal­en bedrag

plaats waar de fac­tu­ur werd opgemaakt

betal­ingsvoor­waar­den

Let op: zon­der ver­val­da­tum of bankreken­ingnum­mer op de fac­tu­ur heeft een klant een reden om u niet of te laat te betal­en. Voorkom dis­cussie en zorg dat uw fac­turen volledig zijn.

Option­eel kunt u

ver­wi­jzen naar voor­gaande fac­turen, indi­en het om een deelfac­tu­ur gaat.

ver­wi­jzen naar de algemene voorwaarden

niet ver­plicht, maar wel ver­standig als de voor­waar­den deel uit­mak­en van de
verkoopovereenkomst

eventueel kunt u de voor­waar­den opne­men op de achterz­i­jde van de factuur

‘btw ver­legd’, indi­en de btw ver­schuldigd is door de medecontractant

‘fac­tu­ur uit­gereikt door afne­mer’, in het geval van self-billing

‘vri­jgesteld van btw op grond van artikel …’, indi­en de han­del­ing vri­jgesteld is van btw — de wet­telijke grond­slag voor de vri­jstelling moet gede­tailleerd omschreven zijn

bij­zon­dere ver­meldin­gen opgelegd door deze wet­gev­ing (verkoop van kun­stvoor­w­er­pen, anti- quiteit­en, motor­vo­er­tu­igen, reis­bu­reaus, gebruik­te goederen, …)

Vri­jstelling van btw: kleine onderne­min­gen met een beperk­te omzet zijn in som­mige gevallen vri­jgesteld van btw. Toch moeten ook hun fac­turen vol­doen aan de vormelijke vereis­ten en bij­zon­dere btw-ver­meldin­gen. Ze moet namelijk ver­ant­wo­or­den waarom ze geen btw aanrekenen.

Boetes en sancties

Vol­doet een fac­tu­ur niet aan de vormelijke vereis­ten? Dan riskeert u een sanctie.

Bij een eerste toe­val­lige overtred­ing kri­jgt u een admin­is­tratieve boete van 25 euro per fac­tu­ur met een min­i­mum van 50 euro en een max­i­mum van 500 euro.

Maakt u een tweede overtred­ing? Dan riskeert u 125 euro met een max­i­mum van 1.250 euro.

Bij vol­gende overtredin­gen: 250 euro met een max­i­mum van 5.000 euro.

Zijn de gegevens op de fac­tu­ur niet cor­rect? Dan riskeert u een geld­boete die max­i­maal het dubbele kan bedra­gen van het gefac­tureerde bedrag. Gaat het niet om fraude, maar om een ver­giss­ing? Dan wordt de boete beperkt tot 100 of 60 pro­cent van het gefac­tureerde bedrag.

De cred­it­no­ta

Elke foutieve fac­tu­ur moet u rechtzetten met een cred­it­no­ta die duidelijk ver­wi­jst naar de uit­gereik­te fac­tu­ur. U ver­meldt duidelijk het woord ‘cred­it­no­ta’ en neemt ook alle andere inhoudelijke vereis­ten van de fac­tu­ur over.