De inven­taris opmak­en: zo wint u tijd

Een paar keer per jaar de inven­taris opmak­en? Het is een tij­drovende en fout­gevoelige bezigheid waaraan u jam­mer genoeg niet kunt ontsnap­pen. Gelukkig kan het wél sneller en juis­ter. Soft­ware doet namelijk het lastige tel- en reken­werk in uw plaats. Dankz­ij geau­toma­tiseerd voor­raad­be­heer beschikt u steeds over recente inven­tarisci­jfers. Hoe het pre­cies werkt, leggen we uit in dit artikel.

Of u nu een winkel runt of aan het hoofd staat van een vzw: elk bedri­jf in Bel­gië moet min­stens één keer per jaar de inven­taris opmak­en. Naast de voor­raad omvat die ook veel andere zak­en, zoals:

imma­ter­iële, mater­iële en finan­ciële vaste activa

vorderin­gen

geld­be­leg­gin­gen, liq­uide mid­de­len, eigen-vermogensbestanddelen

schulden

Voor­raadtellin­gen: voorde­len van een geau­toma­tiseerd proces

Voor­raadtellin­gen kun­nen manueel of automa­tisch gebeuren. Bij een manuele telling — die gebeurt tra­di­tion­eel op het einde van het boek­jaar — ligt de fouten­marge een stuk hoger. De accu­raatheid van de telling is uit­er­aard gevoelig voor menselijke fouten. Het spreekt voor zich dat een ver­keerde telling grote finan­ciële gevol­gen kan hebben.

Een geau­toma­tiseerde telling ver­di­ent dan ook de voorkeur. ERP-sys­te­men spe­len hierin een cru­ciale rol. Ze zor­gen ervoor dat alle in- en uit­gaande goed­eren­stromen in de voor­raad afgedekt en op een cor­recte manier afge­han­deld wor­den. Bar­codes of RFID-sys­te­men bieden hier­bij een groot voordeel.

Een bijkomend voordeel van een geau­toma­tiseerde telling is dat de voor­raad meerdere keren per jaar onder de loep kan wor­den genomen. Bij een peri­odis­che telling kri­jg je een veel cor­recter beeld van de voor­raad­be­weg­in­gen, waar­door de mag­a­z­i­jnier de vinger aan de pols houdt en tijdig kan ingri­jpen bij over- of onderstock.

Geau­toma­tiseerd voorraadbeheer

Voor­raad­be­heer is een even­wicht­soe­fen­ing. Uw best­sellers moet u uit­er­aard alti­jd in stock hebben, maar hoeveel items zijn vol­doende om aan de vraag te vol­doen? En wat met uw minst pop­u­laire goed­eren, die vaak weken of maan­den stof staan te ver­garen in uw voor­raad? Hoe langer goed­eren in voor­raad zijn, hoe meer geld ze kosten.

Tim­ing is alles, zek­er bij voor­raad­man­age­ment. En pre­cies daarin is soft­ware sterk. U stelt de para­me­ters in en de soft­ware meldt u ver­vol­gens automa­tisch wan­neer een bestelling bij een lever­anci­er zich opdringt. Het biedt ook mogelijkhe­den om uw voor­raad­be­heer te opti­malis­eren zodat u ver­oud­erde voor­raad en voor­raad­ver­lies vermijdt.

Het belang van een geïn­te­greerd voorraadbeheersysteem

U las het hier­boven al: de inven­taris opmak­en omvat veel meer dan enkel een stand van zak­en geven omtrent de huidi­ge voor­raad. Het is een totaal­pakket waar­toe onder andere ook imma­ter­iële en finan­ciële acti­va behoren. Uw soft­ware moet dus in staat zijn om al die infor­matie te verza­me­len en verwerken.

Kies dus voor mag­a­z­i­jn­soft­ware die naast stock­be­heer ook aankoop‑, prod­uct- en kass­abeheer omvat, afhanke­lijk van uw noden. Zo boekt u tijdswinst op alle fron­ten. Boven­di­en maakt een com­put­er geen fouten. Uw inven­taris is dus niet enkel sneller klaar, maar ook foutloos.