De bedrijfsfietsen worden niet gebruikt hoe zit dat fiscaal en sociaal?
Enkele jaren geleden besliste de wetgever om het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer aan te moedigen. Wie met zijn eigen fiets naar het werk pendelt, kan van een belastingvrije vergoeding genieten en het voordeel verbonden aan de bedrijfsfiets wordt zo min mogelijk belast. Maar door corona moeten de werknemers niet naar kantoor. Heeft dat een impact?
Een fiets van de werkgever
Voor de fiscus en de RSZ is alles wat u als werkgever aan uw werknemer geeft als vergoeding voor zijn/haar prestaties, gelijk aan loon. En dus zijn er belastingen en RSZ-bijdragen verschuldigd als u die werknemer een fiets aanbiedt. Dat werkt natuurlijk niet erg stimulerend om die werknemer uit de bedrijfswagen te krijgen. Daarom is die bedrijfsfiets voor de fietsende werknemers en bedrijfsleiders, vrij van belastingen en sociale zekerheid.
Die vrijstelling geldt ongeacht het type fiets (elektrisch, speedelec, mountainbike, …). Het geldt ook voor onderhouds- en stallingskosten. U mag, bovenop de fiets zelf nog een fietsvergoeding toekennen die dan ook nog vrij is van belastingen en RSZ (maar dan mag de vergoeding niet hoger zijn dan 0,24 euro per km).
Aan werkgeverszijde
Goed nieuws voor de werknemer, maar hoe zit het met de werkgever? Wel ook daar leggen fiscaliteit en sociale zekerheid u geen strobreed in de weg.
De aankoop van de fiets is 100% aftrekbaar (maar u moet hem wel afschrijven over 3 jaar).
Hetzelfde geldt voor de financiële leasing.
Ook alle andere directe kosten zijn 100% aftrekbaar (onderhoud, herstelling van fiets en toebehoren).
Zelfs de indirecte kosten (het verbouwen, verwerven of bouwen van onroerend goed dat bestemd is voor het stallen van fietsen tijdens de werkuren, als kleedruimte of sanitair, al dan niet met douches, de installatie van zonnepannelen en laadpunten voor elektrische fietsen) zijn 100% aftrekbaar.
Ten slotte is ook de fietsvergoeding (0,24 euro/km) aftrekbaar.
Vanuit een BTW-standpunt is het iets minder uitgebreid: als de werknemer de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer of voor andere privé-verplaatsingen, dan is de BTW niet aftrekbaar omdat de fiets niet beroepsmatig gebruikt wordt. Het zou anders zijn als de werknemer er uitsluitend beroepsverplaatsingen mee doet (lees: in opdracht van de werkgever naar klanten rijden).
De investeringen in de accommodatie (stalling, douches, …) zijn daarentegen wel beroepsmatig en de BTW is wel 100% aftrekbaar.
Woon-werkverkeer
Er is wel een voorwaarde om van dit gunstige belastingregime te genieten: de fiets moet op regelmatige basis gebruikt worden voor woon-werkverkeer. Dat hoeft niet van thuis naar kantoor. Het mag bijvoorbeeld ook in combinatie met de trein (de werknemer fietst naar het station) of zelfs met de auto (hij fietst enkele dagen per week en andere dagen neemt hij de wagen).
De fiets moet ook niet uitsluitend voor het pendelen gebruikt worden. De werknemer mag er ook privé-verplaatsingen mee doen.
Maar in essentie dient hij dus voor woon-werkverkeer op een regelmatige basis. In de praktijk verbindt de werknemer er zich toe de fietspolicy van het bedrijf na te leven zodat hij verplicht is de fiets regelmatig te gebruiken (bv. minstens 2 keer per week).
En in coronatijden?
In principe moet de werknemer die fiets dus echt gebruiken om naar de plaats van de tewerkstelling te rijden. Maar dat is in coronatijden nogal lastig. Zowel in maart/april als in november/december was er de verplichting om te telewerken. Die fiets moest dus wel op stal blijven.
In antwoord op een parlementaire vraag liet de minister recent weten dat dat niet echt een probleem is. Als het aantal woon-werkverplaatsingen met de fiets omwille van de COVID-19-maatregelen lager is dan voorzien in de fietspolicy van de werkgever, heeft dit niet tot gevolg dat de vrijstelling van het voordeel niet meer van toepassing kan zijn.
Maar de vrijstelling van de fietsvergoeding is wel gekoppeld aan de werkelijke verplaatsingen met de fiets tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling. Bijgevolg geldt die vrijstelling niet als de werkgever een fietsvergoeding betaalt voor dagen dat de werknemer thuis werkte.