De algemene vergadering anno 2020: waar moet u aan denken?
Ook onder het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is de algemene vergadering van de vennootschap nog steeds één van de belangrijkste jaarlijks weerkerende gebeurtenissen. En net zoals onder de oude wetgeving gaat deze vergadering gepaard met enig formalisme.
Wie roept de vergadering samen?
De AV wordt samengeroepen door de raad van bestuur. Tenzij de statuten het anders bepalen heeft een individuele bestuurder alleen niet die bevoegdheid.
Ook aandeelhouders hebben niet de bevoegdheid om de algemene vergadering samen te roepen maar ook daar geldt een uitzondering: Aandeelhouders hebben wel het recht om een algemene vergadering bijeen te laten roepen en agendapunten op te werpen van zodra ze minstens 10% van het totaal aantal aandelen hebben (wat de BV betreft) of hun aandelen minimum 10% van het kapitaal vertegenwoordigen (wat de NV betreft).
Noteer dat dit een versoepeling is tegenover de vroegere vennootschapswetgeving. Toen bedroeg die drempel telkens 20%.
Als de aandeelhouder of aandeelhouders die dit quorum bereiken het verzoek indienen bij de bestuurder, dan hebben deze in principe (net zoals vroeger) drie weken tijd om de algemene vergadering bijeen te roepen.
Verder kan ook de commissaris-revisor de algemene vergadering samenroepen, meer bepaald in conflictsituaties. Ten slotte zijn er nog enkele door de wet voorziene momenten waarop de algemene vergadering moet samengeroepen worden, bijvoorbeeld na de vaststelling dat aanmerkelijke verliezen werden geleden, bij inkoop van eigen aandelen en bij een quasi-inbreng.
Hoe wordt de algemene vergadering bijeengeroepen?
De algemene vergadering in een BV wordt opgeroepen via een oproepingsbrief. Dat kan onder het nieuwe WVV eventueel via e‑mail.
Voor niet-beursgenoteerde NV’s moeten de aandeelhouders opgeroepen worden via een aankondiging in het Belgisch Staatsblad én op de vennootschapswebsite. Verder moet de aankondiging voor de AV van een NV ook via een nationaal verspreid blad. Dat hoeft niet voor gewone algemene vergaderingen waarbij de agenda beperkt is tot de goedkeuring van de jaarrekening en de kwijting van bestuurders en de commissaris. De houders van effecten op naam in een NV kunnen ook via e‑mail worden opgeroepen. Onder de oude vennootschapswet moesten houders van effecten op naam met een aangetekende brief opgeroepen worden als alle door de vennootschap uitgegeven effecten op naam zijn. Die verplichting is weggevallen.
De oproeping vermeldt plaats, datum en uur van de vergadering evenals de agenda met de te behandelen onderwerpen en gebeurt ten minste 15 dagen voor de algemene vergadering aan de aandeelhouders, bestuurders en de commissaris.
Wie mag komen naar de algemene vergadering?
Uiteraard mogen de aandeelhouders met stemrecht aanwezig zijn, maar ook de aandeelhouders zonder stemrecht. Verder nog de bestuurders en de commissaris-revisor.
Als er obligatiehouders zijn, mogen die ook aanwezig zijn maar enkel met een raadgevende stem.
De algemene vergadering kan wel vervangen worden door een schriftelijke procedure. De voorwaarden zijn streng maar niet onoverkomelijk in kleinere vennootschappen: a) alle aandeelhouders moeten eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen en b) alle besluiten behoren tot de bevoegdheid van de algemene vergadering.
Op deze laatste voorwaarde bestaat wel een uitzondering, namelijk als het besluit via een authentieke akte moet gebeuren. Dat is met name het geval voor een kapitaalverhoging of ‑vermindering, een ontbinding, een fusie, een splitsing en elke andere statutenwijziging. Dit soort besluiten vergt de tussenkomst van een notaris en dat kan dus niet schriftelijk.
Deelnemen via elektronisch communicatiemiddelen zoals Skype of Zoom is ook mogelijk maar moet wel voorzien zijn in de statuten. Het is trouwens ook enkel mogelijk voor de aandeelhouders: de bestuurders en de commissaris kunnen niet op die manier deelnemen. Ook stemmen op afstand, voorafgaand aan de algemene vergadering, via een formulier, brief of via de vennootschapswebsite is een mogelijkheid maar ook enkel als de statuten het toelaten.
Hoe verloopt de algemene vergadering?
De voorzitter leidt de vergadering en heeft de zogenaamde politie over de vergadering. Dat wil zeggen dat hij of zij het woord verleent en ontneemt.
De voorzitter houdt zich aan de agenda. Dat betekent dat hij/zij geen punten mag laten vallen maar eventueel wel hoogdringende punten mag toevoegen. Als alle aandeelhouders aanwezig zijn, kan wel bij unanimiteit beslist worden om de agenda te wijzigen.
De bestuurders en de commissaris moeten de vragen die verband houden met de agendapunten beantwoorden. Zij mogen dat enkel weigeren als dat in het belang is van de vennootschap
Hoe wordt het stemrecht uitgeoefend?
In principe is de stemming geheim. Dat hoeft niet maar aandeelhouders kunnen het in elk geval vragen. De aandeelhouders kunnen zich door een lasthebber laten vertegenwoordigen (tenzij de statuten dat niet toelaten). De statuten kunnen de aandeelhouders ook toelaten hun stem vooraf schriftelijk uit te brengen.
Waarom al deze formele regels?
De algemene vergadering van aandeelhouders (zowel de jaarvergadering als de andere vergaderingen) is aan heel wat formele regels onderworpen. Deze regels dienen voor de bescherming van alle belanghebbenden: de vennootschap, derden (zoals schuldeisers) maar ook voor de aandeelhouders zelf. Het WVV heeft enkele versoepelingen doorgevoerd maar de essentiële voorwaarden blijven ongewijzigd verder bestaan.
Door de coronacrisis krijgen alle vennootschappen en verenigingen de mogelijkheid om hun algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen zoveel mogelijk online te laten verlopen (zelfs als de statuten dat verbieden) of om ze uit te stellen tot na 3 mei. Beide afwijkingen zijn facultatief. De afwijkingen kunnen verlengd worden als zou blijken dat het ook na 3 mei 2020 niet mogelijk is om de normale regels voor bijeenroeping, werking en stemming van de vergadering te volgen.